همه چیز درباره‌ی دورکاری و اصول آن

تا چند سال پیش در سازمان‌ های مختلف برای برگزاری انواع جلسات، انجام و پیگیری انواع امور، نیاز به حضور فیزیکی افراد بود و حتی امکان لغو جلسات با عدم حضور یکی از اعضا، وجود داشت. اما با پیشرفت گسترده‌ی اینترنت و افزایش راه‌های ارتباطی، همچنین وجود افراد متخصص و خبره در زمینه‌های مختلف کاری در شهرها و مناطق مختلف و عدم امکان حضور این افراد در یک مکان واحد، معقوله‌ی دورکاری به وجود آمد.

با توجه به فرهنگ موجود در اغلب سازمان‌ها، مدت زمان زیادی نیاز بود تا دورکاری و فرهنگ آن، به صورت کامل در بین انواع سازمان‌ها جا افتاده و از آن‌ها استفاده شود؛ اما با شروع همه‌گیری ویروس کرونا، قرنطینه‌های سراسری و الزام به عدم تجمع در انواع محیط‌ها، فرایند بکارگیری نیرو‌ها در سازمان‌ها به صورت دورکاری، سرعت بسیار بیشتری پیدا کرده است؛ به طوری که می‌توان گفت امروزه، با گذشت حدود دو سال از شیوع ویروس کرونا، کمتر سازمانی وجود دارد که از دورکاری و ابزارهای آن استفاده نکند.

البته که بکارگیری نیروها، پیگیری و انجام امور، برگزاری جلسات مختلف و ...، به صورت دورکاری، چالش‌های خاص خود را نیز برای مدیران و برای کارکنان به همراه دارد. با توجه به اهمیت این موضوع، در این مقاله پس از بیان مفهوم دورکاری، به بررسی اصول درست دورکاری، می‌پردازیم. با ما همراه باشید.

در نظر داشته باشید می‌توانید مقالات مرتبط با دیجیتال مارکتینگ نوشته شده در بلاگ وستا را از اینجا مطالعه کنید

دورکاری چیست؟

دورکاری را در لغت را می‌توان هرگونه استفاده از ابزارهای دورکاری و وسایل ارتباطی مختلف مثل سیستم‌ها و کامپیوترهای شخصی، تلفن‌ها و ... برای انجام فعالیت‌های شغلی و برقراری ارتباط اشخاص  با مدیران، کارفرمایان، همکاران، مشتریان و... در محیط خارج از محل کار مانند خانه، فضاهای کار اشتراکی، کافه‌ها و ... معنا کرد.

همچنین دورکاری این امکان را فراهم می‌کند تا پرسنل، از هرجا که بخواهند به صورت پاره وقت یا تمام وقت کار کنند و مدیران ضمن بهبود عملکرد سازمانشان، کنترل بهتری بر روی هزینه‌ها داشته باشند. اصول و مقررات برای دورکاری، با توجه به نوع هر سازمان، می‌تواند متفاوت باشد اما دارای اصولی ثابت است که در این مقاله به بررسی اصول دورکاری به طور کامل می‌پردازیم.

استفاده از دورکاری دارای مزایای بسیاری است از جمله:

• کنترل و کاهش هزینه‌ها: استفاده از شرایط دورکاری در سازمان‌های مختلف به ویژه آن‌هایی که تازه شروع به کار کرده و در ابتدای مسیر خود هستند، باعث کاهش چشم گیر هزینه‌ها می‌شود؛ چرا که با دورکاری کارکنان و کاهش تعداد افرادی که باید به صورت حضوری فعالیت کنند کاهش یافته و به جای فراهم کردن دفتر کار بزرگ با تمام امکانات –که هزینه‌ی زیادی ممکن است در ابتدای راه داشته باشد، از دفتر کار کوچکتری می‌توان استفاده کرد. (البته می‌توان با دورکاری تمام پرسنل، همان هزینه‌ی فراهم کردن دفتر کار را نیز حذف کرد.). از طرفی دیگر با توجه به عدم نیاز به تامین تجهیزات از طرف مدیران، هزینه‌ها از این سمت نیز کاهش پیدا می‌کند. همچنین در زمان دورکاری، استفاده از ابزارهای دورکاری، که عمدتا استفاده از آن‌ها رایگان بوده و یا هزینه‌های کمتری را در بر می‌گیرد، بیشترین کاربرد را دارد. همچنین، مدیران می‌توانند با توجه به کاهش رفت و آمدهای کارمندان و عدم حضور فیزیکی آن‌ها به واسطه‌ی دورکاری، میزان حقوق پرداختی را نیز مقداری کاهش بدهند.

• مدیریت زمان بهتر: با دورکاری، افراد می‌توانند زمانی را که برای رفت و آمد به محل کار صرف می‌کنند، صرفه جویی کرده و آن را برای انجام امور دیگر صرف کنند.

• همکاری با متخصصان از مناطق مختلف: همانطور که در ابتدا در مورد آن صحبت کردیم، یکی از بهترین مزایای دورکاری، بکارگیری و همکاری با افراد متخصص از مناطق مختلف کشور و حتی در سراسر جهان است. خوشبختانه با گسترش راه‌های ارتباطی آنلاین و وجود ابزارهای مختلف دورکاری یه صورت متنوع، که در انتها آن‌ها را معرفی می‌کنیم، امکان همکاری و تیم سازی از شهرها و مناطق مختلف وجود دارد. علاوه بر آن، دورکاری به نوعی امکان کار کردن با مشتری‌های متنوع از مناطق مختلف را نیز فراهم می‌کند.

• کاهش استرس کاری: حضور مداوم در محل کار، خودآگاه یا ناخودآگاه، استرس و اضطراب‌های زیادی را به افراد وارد می‌کند که به مرور زمان باعث به هم ریختگی آرامش درونی می‌شود. در زمان دورکاری، به علت دوری از این نوع از استرس‌ها و تسلط بیشتر بر محیط اطراف، استرس‌های کاری به طور چشم‌گیری کاهش پیدا کرده و اثر مثبت مستقیم این موضوع را می‌توان در بهبود چشم‌گیر عملکرد افراد در زمان دورکاری مشاهده کرد.

• و مزایای بی‌شمار دیگر...

البته که باید در نظر داشته باشید در شرایط دورکاری چالش‌هایی نیز وجود دارد که باید به آن‌ها توجه داشته و مانع از اثرگذاری بر روی عملکرد در زمان دورکاری شد. در زیر به بعضی از این چالش‌ها اشاره شده است:

• ارتباطات: از مهم‌ترین عوامل موفقیت و افزایش عملکرد در زمان دورکاری، ارتباطات است. کارکنان و مدیران باید در مدت زمان دورکاری با ابزارهای دورکاری و راه‌های ارتباطی مختلفی که در اختیار دارند، مدام در ارتباط بوده و از تغییرات در وظایف و مسئولیت‌ها، آگاه شوند.

• کاهش تمرکز: از چالش‌هایی که همه‌ی افرادی که به صورت دورکاری کار می‌کنند با آن مواجه هستند، حفظ تمرکز است. کار کردن در محیط خانه و یا غیر رسمی خارج از محل کار، به علت وجود عوامل مختلف باعث کاهش تمرکز شده و این موضوع در کاهش عملکرد در زمان دورکاری بسیار موثر است. برای مقابله با این موضوع بهتر است که در مدت زمان دورکاری، محیطی برای کار کردن انتخاب شود که تا جای ممکن از عوامل کاهنده‌ی تمرکز دور باشد. همچنین ایجاد یک فضای کاری مشخص، به بهبود تمرکز و کاهش حواس پرتی‎ها کمک می‌کند.

• برقراری تعادل بین کار و زندگی: منعطف‌تر بودن ساعت‌های کار در سیستم دورکاری را می‌توان نیز به عنوان مزیت دورکاری در نظر گرفته و هم به عنوان یکی از معایب آن! چرا که به علت وجود همین انعطاف در ساعت‌های کاری، زندگی شخصی و امور کاری به طور کامل درگیر شده و در صورت عدم توانایی برقراری تعادل میان این دو،  کیفیت عملکرد افراد در هر دو مورد به شدت کاهش پیدا می‌کند. از این رو مدیریت زمان در دورکاری اهمیت ویژه‌ای دارد.

اصول دورکاری

با رعایت اصول ثابت دورکاری، می‌توان بیشترین استفاده را از مزایای دورکاری داشته و معایب آن را به حداقل رساند. به طور کلی اصول دورکاری، در همه‌ی موارد مشابه می‌باشد و  تفاوت‌های کوچکی در جزئیات دارد.

1.    شناخت مدیر اجرایی پروژه و هماهنگ‌کننده کارهای دورکاری

 از ملزومات زمان به کارگیری و استفاده از روش و شرایط دورکاری در همه‌ی سازمان‌ها، انتخاب یک مدیر اجرایی پروژه برای اجرای برنامه‌های دورکاری است. وجود مدیر اجرایی برای دورکاری، باعث می‌شود تا  مدیران رده‌های بالاتر، نظارت بهتری بر روی فعالیت‌های کارکنان داشته باشند و همچنین کارمندان به دلیل داشتن هماهنگی بیشتر با مدیر اجرایی در دوران دورکاری، نظم بیشتری در کارها خواهند داشت.

2.    تعیین خط مشی و سیاست‌های دورکاری و شناخت آن‌ها

 با تعیین مدیر اجرایی دورکاری، هر مدیر پروژه باید برای کارمندان دورکار خود، خط مشی و سیاست‌هایی کلی تعیین کنند و اعضای تیم نیز ملزم به شناخت این موارد هستند. به عنوان مثال ارائه گزارش روزانه در انتهای ساعات کاری، یکی از این موارد می‌تواند باشد.

3.    آموزش دورکاری 

 با وجود اینکه، استفاده از شرایط دورکاری درجهان، سابقه‌ی 20 ساله دارد، هنوز هم برای کارمندان سازمان‌ها نیاز به آموزش جامع درباره‌ی دورکاری احساس می‌شود و سازمان‌ها ملزم به برگزاری این آموزش‌ها بوده و پرسنل دورکار باید این آموزش‌ها را به خوبی دریافت کرده و در زمان دورکاری از آن‌ها استفاده کنند. یکی از مهم‌ترین آموزش‌هایی که باید در برنامه‌ی آموزشی سازمان‌ها قرار گیرد، آموزش استفاده از ابزارهای دورکاری است؛ چرا که در زمان دورکاری، استفاده از این ابزارها، بیشترین اهمیت را داشته و در موفقیت آن، تاثیرگذار خواهد بود.

مقاله‌ی " چرا هر کسب و کاری به وب سایت نیاز دارد؟ " نوشته شده در بلاگ وستا را می‌توانید از اینجا مطالعه کنید.

4.    ارزیابی مستمر

 بهتر است که هم کارمندان دورکار و هم مدیران، به طور دوره‌ای برای سنجش عملکرد خود در زمان دورکاری، ارزیابی‌های مستمری را در برنامه‌ی کاری خود بگنجانند.

5.    تنظیم و عقد قرارداد کتبی با امضای طرفین

 یکی از مواردی که امروزه رواج بسیاری دارد، به کارگیری افراد فریلنسر به صورت دورکار در سازمان‌ها است. برای اطمینان از انجام تعهدهای کاری و همچنین اطمینان از پرداخت‌ها، بین طرفین باید یک قرارداد کتبی شامل مواردی مانند مسئولیت‌ها و تعهدات کاری، میزان دستمزد پرداختی، مدت زمان انجام کارها و...، با امضای طرفین تنظیم شده و هر کدام یک نسخه از آن داشته باشند.

در ارتباط با عقد قرارداد، می‌توانید مقاله‌ی " قرارداد هوشمند " نوشته شده در بلاگ وستا را از اینجا مطالعه کنید.

6.    حفاظت از اطلاعات و داده‌ها

 تمام افراد دورکار سازمان‌ها اعم از کارمندان رسمی و افراد فریلنسر که با سازمان‌ها کار می‌کنند، با توجه به اینکه در زمان دورکاری، خارج از محیط کاری بوده و اطلاعات و داده‌های سازمان، در اختیارشان قرار دارد، ملزم به رعایت سیاست‌های حفظ امنیت اطلاعات هستند. همچنین سازمان‌ها می‌توانند برای اطمینان از عدم انتشار اطلاعات و داده‌های خود در زمان دورکاری کارکنان، علاوه بر قید کردن این موضوع در قرارداد کارکنان، اقدامات امنیتی مانند قفل کردن اطلاعات از راه دور و موارد دیگر را اجرا کنند.

7.    داشتن برنامه ریزی برای کارها

  آخرین مورد و مهم‌ترین اصول دورکاری، داشتن برنامه ریزی برای کارها است. احتمال رسیدن به موفقیت در دورکاری بدون داشتن برنامه ریزی منظم، تقریبا صفر است! افرادی که به صورت دورکاری کار می‌کنند، باید با برنامه‌ریزی دقیق و کاربردی بتوانند تا حد امکان موثر و مفید واقع شوند. همچنین مطرح کردن سوالاتی مانند سوالات زیر، می‌تواند در زمان برنامه ریزی، برای کارمندان، بسیار کاربردی و موثر واقع شود:

• در زمان دورکاری به چه تجهیزاتی نیاز است؟
• در سازمان و محل کار، چه کسانی باید از کار کردن شما به صورت دورکاری مطلع باشند؟
• اقدامات لازم قبل از اتمام ساعات کاری چیست؟
• چه موارد اضطراری و خارج از کنترل در زمان دورکاری ممکن است رخ بدهد؟ و برای پیشگیری از آن‌ها، چه اقداماتی لازم است؟