طراحی پرتال سازمانی و طراحی پورتال شرکتی

نیاز به یک پورتال سازمانی از زمانی به یک نیاز مبرم تبدیل شد که گسترش سازمان‌ها و افزایش تعداد کارمندان و همچنین تعاملات میان سازمان با مشتریان، دغدغه‌ی اصلی مدیران سازمان شد. وجود پورتال سازمانی در مجموعه‌ها به خصوص سازمان‌های بزرگ‌تر به دلیل نیاز به یکپارچه‌سازی اطلاعات، مفید است. بدترین اتفاق برای یک سازمان از دست دادن مشتری یا مصرف‌کننده‌ی نهایی است. میزان اطلاعات موجود در اینترنت به قدری زیاد است که کاربر گاهی از جستجو خسته می‌شود و پس از آن‌که به نتیجه‌‌ای مطلوب و یا حتی اطلاعاتی واحد نمی‌رسد، با کلافگی و کوهی از سوالات تنها می‌ماند. پس از آنکه کاستی‌ها و نواقص و محدودیت‌ امکانات وب‌سایت‌های موجود در اینترنت بر همگان آشکار شد، مجموعه‌ها به پورتال‌ سازمانی روی آوردند تا هم ارتباط خود را با مشتریان حفظ کنند و هم آن‌ها را به نحوی شایسته هدایت کنند، درواقع منافعی کاملا دوسویه در این امر نهفته بود. ترکیب اقتصاد و تکنولوژی می‌تواند از آن‌ دسته ترکیب‌هایی باشد که به مذاق مدیران سازمان و کاربران خوش می‌آید. در ادامه می‌توانید پاسخ چندین پرسش اساسی درباره‌ی پورتال سازمانی را مطالعه کنید. امید است پاسخ به این پرسش‌ها از ابهاماتی که در ذهن شما نقش بسته است بکاهد.

پورتال سازمانی چیست؟

پرتال سازمانی را به اختصار می‌توان دریچه‌ای به اطلاعات دانست. مهم‌ترین نکته در تعریف آن، توجه به این امر است که پرتال صرفا ابزاری است که به شما کمک می‌کند وارد محیطی شوید که با خواسته‌ی شما مطابقت دارد. در حقیقت پرتال دروازه‌ی ورود به دنیایی دیگر است. اهمیت به اشتراک‌ گذاری اطلاعات در یک سازمان از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است.

پورتال سازمانی این امکان را فراهم می‌آورد که تمامی اعضای داخل سازمان و نیز افرادی که بیرون سازمان هستند، هریک بنا به میزان نیاز خود به اطلاعات مربوط دست پیدا کنند. پرتال سازمانی نسخه‌ی درون‌سازمانی شبکه‌ی جهانی اینترنت است، نسخه‌ای منسجم و هدف‌مند. طراحی پورتال سازمانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا سریع‌تر در راستای منافع و اهداف خود گام بردارند. این پورتال‌ها که از طریق اینترنت قابل دستیابی هستند، عصای دست سازمان‌هایی شده‌اند که هرچه بیشتر گسترش می‌یافتند از افزون شدن اطلاعات و تداخل میان بخش‌های سازمان گلایه داشتند. پورتال سازمانی را می‌توان ضلع دیگری در کنار مدیریت و کارمندان و کاربران دانست که در کنار هم مجموعه‌ای قدرتمند را ایجاد می‌کنند. پیش‌تر شاید برخی وجود چنین امکانی را برای شرکت‌ها و سازمان‌ها غیرضروری می‌دانستند، اما اکنون عقیده بر این است که نبود پورتال می‌تواند سازمان را متحمل خساراتی قابل ‌توجه بکند.

تفاوت پورتال سازمانی و وب‌سایت در چیست؟

اصلا عجیب نیست اگر پس از خواندن خطوط بالا از خود پرسیده باشید با این حساب چه تفاوتی میان پرتال سازمانی و وب‌سایت وجود دارد؟ برای پاسخ به این سوال می‌توان چندین ویژگی کلیدی پورتال را شرح داد. یکی از اساسی‌ترین ویژگی‌های کلیدی پورتال، کاربرمحور بودن آن است. آن‌چه در یک پورتال برای سازمان اهمیت دارد، هدایت کاربر و هم‌چنین حفظ ارتباط با اوست. به بیان ساده‌تر فرض کنید که دنبال یک مقاله‌ در زمینه‌ی فناوری اطلاعات هستید. با جستجو در اینترنت می‌توانید تعدادی وب‌سایت بیابید که هریک حاوی اطلاعاتی هستند و ممکن است آن‌چه که شما جستجو کرده‌اید به صورت پراکنده در بخشی این وب‌سایت‌ها آمده باشد. یعنی شما با مشکلی مواجهید به نام پراکندگی اطلاعات. حال فرض کنید پورتال جامعی در زمینه‌ی مقالات فناوری اطلاعات وجود دارد. با ورود به این پورتال که به صورت هدفمند و به عنوان راهنمای کاربر طراحی شده است، می‌توانید به آسانی حول محور همان موضوع موردنظر اطلاعاتی مفید بیابید که به صورت منسجم جمع‌آوری شده‌اند. یعنی با فاکتور مهمی به نام انسجام سروکار داریم؛ انسجام در برابر پراکندگی. این تمایز را می‌توان عمده‌ترین تفاوت میان وب‌سایت و پورتال سازمانی دانست. موارد دیگری هم‌چون دسته‌بندی هدف‌مند اطلاعات به منظور هدایت کاربر، تعامل دوجانبه‌ی قوی‌تر میان سازمان و مشتریان، به روزرسانی مداوم، ادغام ابزارها و برنامه‌ها، شخصی‌سازی و ... نیز از جمله‌ تفاوت‌های میان وب‌سایت و پرتال محسوب می‌شوند.

اهداف طراحی پورتال سازمانی کدامند؟

در مقدمه‌ی مطلب به صورت خلاصه به اهداف طراحی پورتال سازمانی اشاره شد. اکنون کمی بیشتر از این اهداف خواهیم گفت؛ برای یک سازمان و یا مجموعه، کاربر نقشی اساسی را ایفا می‌کند. یک سازمان موفق سازمانی است که گذرگاهی برای کاربر ایجاد کند که در کنار تسریع هدایت کاربر به سمت خواسته‌هایش، رضایت وی را نیز جلب کند. این امر با طراحی‌ پورتال سازمانی به شکلی کاربرپسند محقق می‌شود. دسته‌بندی اطلاعات به صورت کاملا مشخص و واضح فاکتوری است که برای کاربر از اهمیت بالایی  برخوردار است. با توجه به این‌که اطلاعات از یک‌ دریچه‌ی یکتا می‌گذرند و در چارچوبی واحد جمع‌آوری می‌شوند، سرعت پاسخ‌گیری کاربر افزایش می‌یابد. یکپارچگی میان نرم‌افزارها و برنامه‌های متنوع همه‌ی آن‌ کاری است که یک پورتال انجام می‌دهد.

اهداف عمده‌ی پورتال سازمانی را می‌توان در چند بخش به صورت خلاصه بیان کرد.

• خدمات سلف- سرویس کارمندان و مشتریان: در این نوع از خدمات، پورتال به مشتریان و کارمندان کمک می‌کند تا با دسترسی آسان و سریع به اطلاعات، شخصا به خدمات دستیابی پیدا کنند.
• بهبود فرآیند سرویس‌دهی: تعدد خدمات، ممکن است منجر به کاهش کیفیت شود. از این رو پورتال سازمانی به کمک یک مجموعه می‌شتابد تا به لطف داده‌های یک‌پارچه در زمانی کوتاه به سرویس‌دهی بهتری دست یابد.
• مدیریت ریسک:‌ با توجه به ابزارهای به کارگرفته شده در یک پورتال، مدیران می‌توانند به طور شفاف به بررسی و آنالیز بپردازند و از این طریق با جمع‌آوری و ضبط اطلاعات و داده‌ها به صورت صحیح، از کاهش ریسک اطمینان یابند.

کاربرد های طراحی پرتال سازمانی چیست؟

کاربردهای پرتال سازمانی بسیار است. آن‌چه که سازمان‌ها را به استفاده از پورتال ترغیب و تشویق می‌کند مزایایی است که در آن نهفته است. یکی از کاربردهای آن حضور در بازارهای رقابتی است. اگر از پورتالی حرفه‌ای و کاربرپسند استفاده می‌کنید اطمینان داشته باشید که کاربر همواره سازمان شما را برای ادامه‌ی همکاری انتخاب خواهد کرد. فهرست‌بندی، تجزیه‌ و تحلیل، انتشار و توزیع اطلاعات، عملکرد کاربر را بهبود می‌بخشد و موجب به روزشدن اطلاعات و پیشرفت و توسعه‌ی وی می‌شود که درنتیجه باعث ادامه‌ی همکاری با شما خواهد شد. این امر می‌تواند یک مزیت رقابتی بسیار مهم برای شما محسوب شود. هم‌چنین بهره‌مندی از یک پرتال کاربردی این امکان را برای کاربر فراهم می‌آورد تا بدون نیاز به حضور و رفت‌وآمدهای بی‌شمار، به راحتی با سازمان ارتباط بگیرد و در زمانی مناسب رضایت‌مندی خود را اعلام نماید. افزایش اثربخشی سازمان را می‌توان جزو اهداف و کاربردهای نخست پورتال دانست. پورتال سازمانی بهره‌وری را بالا می‌برد. تمام آن‌چه که در یک پورتال به کار گرفته می‌شود موجب صرفه‌جویی زمان و افزایش راندمان می‌شود. اثربخشی که پرتال بر روی کار کاربران می‌گذارد، در کنار سایر کاربردها و فوایدی که اشاره شد عاملی کلیدی در استفاده از پرتال می‌باشد. به تمام این کاربردها، کاهش هزینه‌ی نگهداری اطلاعات را نیز اضافه کنید که با توجه به افزایش حجم اطلاعات سازمان‌ها، یکی از معضلات مهم به شمار می‌رود. پرتال سازمانی به مجموعه‌ها کمک می‌کند تا همکاری‌های خود را گسترش دهند و همین امر منجر به رشد و پیشرفت مجموعه‌ها و سرعت در رسیدن به اهداف آن‌ها از طریق این تبادلات و ادغام‌ها می‌شود. از سویی دیگر، حفظ داده‌ها و اطلاعات سازمانی و امنیت آن‌ها تنها به کمک پرتال ممکن است. پورتال سازمانی به بزرگ شدن مجموعه و هم‌کاری‌های جهانی و رفع محدودیت‌های فیزیک بسیار کمک می‌کند و حتی در بسیاری از موارد موجب دورکاری و اشتغال‌زایی نیز می‌شود. قطعا دو یا چند سازمان که منافع و دیدگاه‌های مشترکی دارند می‌توانند با سرعت و کیفیت بیشتری به سمت مقاصد خود گام بردارند. دو شرکت را مقایسه کنید که یکی هنوز اطلاعاتش را روی کاغذ و در فایل‌های فیزیکی نگه‌داری می‌کند و دیگری از یک پرتال سازمانی کمک می‌گیرد. با توجه به آن‌چه که گفته شد و با یک مقایسه‌ی ابتدایی می‌توان به آسانی دریافت که چرا سازمان‌ها به استفاده از پرتال‌ها روی آورده‌اند.

ویژگی‌های طراحی پورتال سازمانی

1. سرعت بخشیدن به کار‌ها
2. دسترسی سریع و آسان به اطلاعات
3. مدیریت صحیح و سهولت در برنامه‌ریزی
4. ارائه خدمات پشتیبانی به‌روز
5. ارائه یک درگاه یک‌پارچه برای کنترل کارکنان
    

چگونه می توان یک پورتال سازمانی موفق طراحی کرد؟

طراحی پورتال سازمانی نیازمند توجه به عوامل زیادی است. یک پورتال را می‌توان با توجه به موارد زیر به گونه‌ای طراحی کرد که به موفقیتی مطلوب منجر شود:

• چارچوب پورتال: باید در ابتدا اهداف سازمان به صورت مشخص تعریف شود تا چارچوب پورتال بر مبنای آن شکل گیرد.

• مدیریت و سفارشی‌سازی: چارچوب باید به گونه‌ای طراحی شود که قابل شخصی‌سازی‌ باشد، ابزارهای مناسبی برای مدیریت کاربران داشته باشد، خدمات آن به آسانی قابل دسترسی باشند و طراحی به گونه‌ای باشد که بتوان توسعه‌ی پورتال را در آینده در دستور کار قرار داد.
• زیرساخت: در طراحی پورتال سازمانی باید به مواردی نظیر امنیت و سخت‌افزارهای لازم دقت کرد. سازگاری معماری سیستم با توجه به شبکه‌ی موجود از اهمیت ویژه‌‌ای برخوردار است.
• محتوا: محتوای پورتال بسیار مهم است. محتوا است که کاربر را مجاب می‌کند به پورتال مراجعه کند. به روز بودن و تازگی اطلاعات موجب استقبال و همچنین بالا رفتن ارزش پورتال خواهد شد.
• ابزارها و برنامه‌ها: پورتال‌های موفق برنامه‌ها و ابزارهای متنوعی را در کنار هم به منظور تسهیل استفاده فراهم می‌آورند.
• ارتباط: یکی از مهم‌ترین عوامل مرتبط با پورتال ارتباط و تعامل است. یک طراحی موفق به ایجاد یک رابطه‌ی کارآمد منجر می‌شود که می‌تواند سازمان را به سمت مشارکت‌های آینده با سایرین سوق دهد.
• آموزش و راهنمای کاربر: پرتال‌ها امکانات متنوعی دارند که ممکن است هر کاربری از تمام آن‌‌ها مطلع نباشد و یا برای به کارگیری آن‌ها نیاز به آموزش داشته باشد. با وجود یک فایل راهنما، به کاربر اجازه می‌دهید با تمام امکانات آشنا شود و از آن‌ها استفاده کند.
• برنامه‌ریزی و مدیریت پورتال در طول چرخه‌ی حیات آن: برنامه‌ریزی و هدفمند بودن پرتال در مدت زمانی که مورد استفاده قرار می‌گیرد عاملی مهم در طراحی پرتال است.
• به کارگیری استانداردهای سازگار با مدیریت پروژه: تعریف استانداردهای لازم و سازگاری آن‌ها با سیستم‌های مدیریت پروژه تا حد زیادی به شما در طراحی موفقیت‌آمیز کمک خواهد کرد.

موارد اشاره شده تنها چندین مورد از مهم‌ترین عوامل طراحی پورتال سازمانی بودند. فراموش نکنید پیش از در دسترس قرار دادن پورتال، باید تمامی امکانات و عملکردها و معماری پورتال مورد بازبینی و آزمون قرار گیرد و سپس به کاربر نهایی تحویل داده شود.

چرا سازمان ها و شرکت ها به پرتال سازمانی نیاز دارند؟

اکنون می‌توان در قالب این سؤال از تمام آن‌چه که در بالا گفته شد نتیجه‌گیری کرد. بررسی مزایا و کاربردهای طراحی پورتال سازمانی خود بیانگر الزام استفاده از آن می‌باشد. می‌توان به صورت خلاصه چنین گفت که یک سازمان برای بهبود عملکرد خود، گسترش ابعاد سازمانی، تعامل بهتر با کارمندان و کاربران، یک‌پارچه‌سازی اطلاعات و فرآیندها، سهولت دسترسی کاربران، پاسخ‌گویی بهتر و هم‌چنین اثربخشی بیشتر، به پرتال سازمانی نیازمند است. بسیاری از سازمان‌ها که تا کنون اعتقادی به استفاده از پرتال نداشتند با اصلاح دید و تفکر خود، اکنون به این نتیجه رسیده‌اند که بدون استفاده از پرتال از رقبای خود عقب می‌مانند و هم‌چنین در برآوردن نیازهای کاربران به مشکل می‌خورند. چرایی نیاز به پرتال سازمانی همانند چرایی نیاز به یک اسکلت‌بندی مقاوم در طراحی یک ساختمان است.

پورتال سازمانی برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

پورتال سازمانی یکی از بهترین راه‌حل‌هایی است که می‌توانید از طریق آن اطلاعاتی را در اختیار کارکنان، تأمین‌کنندگان و مشتریان خود قرار دهید و از طریق این پلتفرم آن‌ها را مدیریت کنید. برای پاسخ به این سؤال باید گفت هر سازمان و یا فروشگاهی که با تعداد زیادی کارمند و یا ارباب‌رجوع در ارتباط باشند برای سرعت بخشیدن به کار‌ها نیاز به یک پورتال سازمانی دارند. امروزه سازمان‌های متعددی از پورتال سازمانی استفاده می‌کنند و پورتال‌های مخصوص این سازمان‌ها طراحی شده از جمله  پورتال‌های بیمارستانی، پورتال‌های دولتی، پورتال‌های شرکت‌های خصوصی، پورتال‌های فروشگاهی و غیره.